فيما يلي بعض من النصائح للتعامل مع البريد الإلكتروني بشكل رسمي سواء في الإرسال أو في الردود خاصة للموظفين الجدد اللي متعودوش علي إستخدام الإيميلات الرسمية النصائح ممكن تكون بديهية أو بسيطة لكنها مهمة جدا في طريقة كتابة إيميل رسمي أو الرد علي أي إيميل بشكل رسمي.
أولا : إستخدم التحية المهنية
لا تستخدم تعبيرات غير رسمية مثل : Hey Or Whats Up
ثانيا : لا تقوم بإختصار اسماء الأشخاص
متختصرش أسماء الأشخاص يعني لو شخص أسمه عبد الرحمن سميه بإسمه بلاش تقول عبده مثلا خلي الصيغة رسمية
Dear /Abd El Rahaman
ثالثا: إختار عنوان واضح للإيميل وبيوضح محتواه
في عنوان الإيميل وضح السبب منه وضمن الجملة الأولى إن أمكن. مثل:
“Meeting date changed,” “Quick question about your presentation,” or “Suggestions for the proposal.”
رابعا:
استخدم الخط المناسب ، وتحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم. استخدم الحروف الكبيرة بشكل قليل.
خامسا: اكتب بطريقة إيجابية
للحصول على أفضل النتائج ولتجنب سوء التفاهم ، اقرأ رسالتك بصوت عالي قبل الضغط على إرسال. إذا بدا الأمر قاسياً بالنسبة لك ، فسيبدو صوتك قاسيًا للقارئ .
سادسا :لا تستخدم replay all إلا بعد التأكد
لا تقوم بإستخدام الرد علي الكل إلا إذا كنت تعتقد حقًا أن كل شخص في القائمة يحتاج إلى تلقي البريد الإلكتروني. لا أحد يرغب في قراءة رسائل البريد الإلكتروني من 20 شخصًا لا علاقة لهم بها.
سابعا: عند إرسال مرفقات ، أذكر ما يتم إرفاقه وتأكد من إرساله
إذكر ال Attachments و إذا كنت نسيت إرسالها ، فأعد إرسالها مع إعتذار
ثامنا :تحقق من إيميلات المستلمين قبل الإرسال
تحقق مرة أخرى للتأكد من تحديد المستلم (المستلمين) قبل النقر على زر “إرسال”و لا تعتمد على المدقق الإملائي بشكل كامل اقرأ وأعد قراءة بريدك الإلكتروني أكثر من مرة قبل إرساله.
تاسعا : قم بالرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى لو لم يكن البريد الإلكتروني مخصصًا لك:
في حال إستلامك لرسالة بالخطأ قم بالرد عليها خاصة إذا كان المرسل يتوقع الرد
إليك مثال على الرد:
“I know you’re busy, but I don’t think you meant to send this email to me. And I wanted to let you know so you can send it to the correct person.”
عاشرا: التوقيع
إجعل التوقيع يشمل اسمك الأول والأخير و اسم الشركة ومعلومات الاتصال الخاصة بك ، بما في ذلك رقم الهاتف.